สวัสดีครับเพื่อน ๆ ทุกคน! วันนี้ผมมีข่าวดีมาบอก เชื่อว่าหลายคนที่ใช้ Google Forms ทำข้อสอบหรือเก็บข้อมูลบ่อย ๆ น่าจะเคยเจอปัญหาในการรอเวลาคลิกปิดรับคำตอบ หรือต้องคอยเช็กตลอดเวลาว่าคนสมัครเต็มหรือยัง?

แต่ปัญหาเหล่านี้กำลังจะหมดไปครับ! เพราะ Google เพิ่งปล่อยอัปเดตฟีเจอร์ที่พวกเราเรียกร้องกันมานานมาก นั่นคือการ “ตั้งเวลาปิดรับคำตอบอัตโนมัติ” ได้ในตัวเลย ไม่ต้องพึ่งพา Add-on เสริมให้ยุ่งยากอีกต่อไปแล้วค่ะ

เลิกเฝ้าหน้าจอ! วิธีตั้งเวลาปิด Google Forms อัตโนมัติ ฟีเจอร์ใหม่ที่ครูไทยต้องชอบ

ปกติเวลาเราอยากจะปิดฟอร์ม เราต้องเข้าไปกดปุ่ม เปิด/ปิด รับคำตอบ ด้วยตัวเองใช่ไหมครับ? แต่ตอนนี้ Google Forms ใจดี เพิ่มความสามารถใหม่ที่เรียกว่า “ตั้งค่าวันที่ปิดหรือขีดจำกัดของคำตอบ” มาให้เราแล้วครับ

ฟีเจอร์นี้ทำอะไรได้บ้าง?

เราสามารถกำหนดเงื่อนไขให้ฟอร์มปิดตัวเองได้ 2 รูปแบบหลัก ๆ คือ:

  1. กำหนดตามวันและเวลา (Specific date and time): ตั้งได้เลยว่าอยากให้ปิดวันไหน กี่โมง เหมาะมากสำหรับการส่งการบ้านหรือทำข้อสอบที่มีกำหนดเวลาชัดเจน
  2. กำหนดตามจำนวนผู้ตอบ (Maximum number of responses): เช่น ถ้าเราเปิดรับสมัครอบรมแค่ 30 คน พอครบปุ๊บ ระบบจะปิดรับทันที ไม่ต้องมานั่งนับเองครับ

วิธีใช้งานง่าย ๆ แค่ไม่กี่คลิก

ผมสรุปขั้นตอนการตั้งค่ามาให้ ลองทำตามกันดูครับ

  1. เข้าไปที่ Google Forms ของเรา ที่เคยเผยแพร่ไว้แล้ว แล้วไปที่แถบ การตั้งค่า (Published)
  2. มองหาหัวข้อ การตอบกลับ จะเจอตัวเลือกใหม่ที่เขียนว่า “ตั้งค่าวันที่ปิดหรือขีดจำกัดของคำตอบ” 
  3. เลือกเงื่อนไขที่ต้องการ:
    • ถ้าเลือก Date and time ก็ระบุวันและเวลาที่ต้องการปิด
    • ถ้าเลือก Number of responses ก็ใส่ตัวเลขจำนวนคนที่เราต้องการจำกัดลงไป
  4. (Option) เราสามารถพิมพ์ข้อความทิ้งไว้ได้ด้วยนะว่า “ขณะนี้ปิดรับสมัครแล้ว” เพื่อบอกคนที่เข้ามาดูทีหลังครับ

ไอเดียการประยุกต์ใช้ในโรงเรียน (Use Cases)

ลองมาดูกันครับว่าฟีเจอร์นี้จะช่วยชีวิตครูแบบเราได้อย่างไรบ้าง:

  • สอบออนไลน์ (Online Quiz): ครูตั้งเวลาปิดข้อสอบตอน 10:00 น. ตรงเป๊ะ ใครส่งหลังจากนี้คืออด! ช่วยสร้างวินัยให้เด็ก ๆ และครูก็ไม่ต้องมานั่งตรวจสอบเวลาส่งทีละคนใน Spreadsheet
  • ลงทะเบียนกิจกรรม (Event Registration): เช่น “กิจกรรมชุมนุมคอมพิวเตอร์ รับเพียง 30 คนเท่านั้น” พอนักเรียนกดครบปุ๊บ ฟอร์มปิดปั๊บ ยุติธรรมและโปร่งใสที่สุดครับ
  • การเก็บการบ้านรายสัปดาห์: ตั้งค่าให้ปิดทุกวันศุกร์เวลา 16:30 น. ช่วยให้เราจัดการภาระงานได้อย่างเป็นระบบ ไม่มีการส่งงานย้อนหลังแบบตามใจฉันอีกต่อไป

การอัปเดตครั้งนี้อาจจะดูเหมือนเป็นเรื่องเล็ก ๆ แต่ผมมองว่ามันคือการ “คืนเวลา” ให้กับคนทำงานการศึกษาอย่างเราได้มหาศาลเลยครับ เราจะได้เอาเวลาที่ต้องมานั่งเฝ้าหน้าจอ ไปออกแบบกิจกรรมการเรียนรู้สนุก ๆ ให้นักเรียน แทน

เทคโนโลยีไม่ได้เข้ามาแทนที่ครู แต่เข้ามาเพื่อให้ครูมีพลังไปสร้างแรงบันดาลใจให้ลูกศิษย์ได้มากขึ้น ลองดูแล้วจะรู้ว่าชีวิตง่ายขึ้นเยอะเลย!

ศุภชัย ศศิกนก
Google Certified Trainer และ ผู้จัดการโครงการ Google Workspace for Education ให้สถานศึกษา ทั่วประเทศไทย